Zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji

Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?

Zarządzanie zasobami ludzkimi to pewien fragment zarządzania organizacją. Jest to jedno z podstawowych zadań przedsiębiorstwa, a także koncepcja realizacji funkcji personalnej organizacji, której zadaniem jest stworzenie zintegrowanego mechanizmu, dostosowanie cech zasobów ludzkich (wraz z prywatnymi potrzebami pracowników) do celów i zadań firmy w sposób zharmonizowany. Podejście to przedstawiane jest jako system służebny wobec misji, wizji i strategii organizacji. Warto jednak podkreślić, że ZZL nie jest dziedziną nadrzędną w przedsiębiorstwie.

Można mówić raczej o sprzężeniu zwrotnym, w którym to ZZL oraz wszystkie elementy systemu zarządzania (uwzględniając w tym kulturę organizacyjną) nawzajem na siebie wpływają. Misja, wizja i strategia firmy nie są tworem zewnętrznym, narzuconym przedsiębiorstwu, lecz czymś konkretnym – stworzonym dzięki ludzkiej ambicji, wyobraźni oraz kompetencji. Stają się jednak całkowicie bezwartościowe, gdy pracownicy nie chcą lub nie potrafią ich zrealizować. Cele mogą być mniej lub bardziej ambitne, ale trzeba umieć je osiągnąć. Wspomniane wyżej sprzężenie zwrotne tak naprawdę zachodzi między ludźmi. Potwierdza to teza K. Weick’a, o wyłącznie osobowym charakterze organizacji.

Fachowe nazewnictwo

 W literaturze można odnaleźć wiele różnego nazewnictwa związanego z zarządzaniem zasobami ludzkimi, np. „zarządzanie personelem”, „polityka personalna”, „zarządzanie zasobami pracy”, „zarządzanie potencjałem społecznym”.

Problem ten obrazuje następujący cytat: „(…)zarządzanie zasobami ludzkimi nie jest zwykłym synonimem zarządzania personelem. Wiele osób używa obu pojęć zamiennie, nie dostrzegając jednak, że zarządzanie zasobami ludzkimi jest znacznie obszerniejsze znaczeniowo niż zarządzanie personelem. Zarządzanie personelem jest jedynie jednym z elementów HRM”. Brak wspólnego stanowiska związany jest z ewolucją podejścia do zagadnień personalnych w organizacji oraz postrzeganiem roli pracownika. Wynika to również z różnego poziomu praktyk personalnych w poszczególnych krajach, a nawet w przedsiębiorstwach działających na terenie jednego państwa. Warto wspomnieć też o uwarunkowaniach językowych oraz o dynamice i bogactwie współczesnej problematyki kadrowej.

Sprawdź również: Centrum rezerwacji

Nowoczesne ZZL

Nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi oznacza politykę, która składa się z czynności, funkcji i praktyk mających na celu pozyskanie, rozwinięcie, motywowanie i zatrzymanie w firmie zasobów ludzkich. Dzięki temu można uzyskać unikatowy, trudny do skopiowania zbiór cech kompetencji przedsiębiorstwa. Oprócz zadań personalnych, w zakres obowiązków ZZL wchodzi też: ochrona zdrowia, opracowanie systemu płac, opieka socjalna i kształtowanie stosunków międzyludzkich w procesie pracy.

Warto pamiętać też o tym, iż dużo przedsiębiorstw nad wyrost używa określenia “zarządzanie zasobami ludzkimi”, opisując funkcjonowanie swych działów personalnych, które tak na prawdę sprowadzają się do działania tradycyjnych kadr. Wszystko związane jest z budowaniem wizerunku nowoczesnego przedsiębiorstwa, przez co tak naprawdę zapomina się o człowieku. Systemy ZZL, dzięki tworzeniu środowiska organizacyjnego, które to pobudza pewne zachowania i postawy pracownicze, wpływają na wyniki finansowe przedsiębiorstwa oraz przyczyniają się do budowania przewagi konkurencyjnej. Z kolei niewłaściwe zarządzanie pracownikami może przyczynić się do utraty konkurencyjności. Pokazuje to, jak bardzo w ostatnich latach ZZL zyskuje na znaczeniu.

Obszary zarządzania zasobami ludzkimi:

Najważniejsze obszary zarządzania zasobami ludzkimi to:

• podejście do pracowników, jako do strategicznego zasobu organizacji pozwalającego na realizację jej celów i uzyskanie przewagi konkurencyjnej,
• strategiczne łączenie strategii ekonomicznej ze sprawami personalnymi,
• zwrócenie uwagi na zaangażowanie kierownictwa,
• podjęcie działań zmierzających do łączenia interesów pracodawców i pracobiorców,
• działania tradycyjne, związane z zarządzaniem personelem.

Definicje zarządzania zasobami ludzkimi

Zagłębiając się w definicje zarządzania zasobami ludzkimi można znaleźć kilka wyczerpujących temat, przedstawiających różne perspektywy, o których naprawdę warto wspomnieć.

Jedna z obszerniejszych, obrazujących punkt widzenia interesu firmy brzmi następująco: „Zarządzanie zasobami ludzkimi (ZZL) jest stosunkowo nowym podejściem do zarządzania personelem, które traktuje ludzi jako podstawowy zasób organizacji. Do ważniejszych zagadnień tej dziedziny należą: dobre porozumiewanie się z pracownikami, włączenie ich w bieżące problemy przedsiębiorstwa oraz dbałość o ich utożsamianie się z organizacją i lojalność w stosunku do niej. Znaczny nacisk położony jest na strategiczne podejście związane z pozyskiwaniem ludzi, motywowaniem ich i kierowaniem nimi”.

A. Pocztowski zaproponował następującą definicję: „Zarządzanie zasobami ludzkimijest określoną koncepcją zarządzania w obszarze funkcji personalnej przedsiębiorstw, w której zasoby ludzkie postrzega się jako składnik aktywów firmy i źródło konkurencyjności, postuluje się strategiczną integrację spraw personalnych ze sprawami biznesowymi, aktywną rolę kierownictwa liniowego w rozwiązywaniu kwestii personalnych oraz wskazuje się na potrzebę kształtowania kultury organizacyjnej, integracji procesów personalnych oraz budowania zaangażowania pracowników jako narzędzi osiągania celów”. Poruszone zostało w niej wiele nowych i istotnych kwestii z obszaru ZZL, jednak przedstawiają one jedynie interes kierownictwa przedsiębiorstwa.

Utylitarny charakter ludzi w organizacji podkreśla za to w swej definicji Z. Pawlak: „Zarządzanie zasobami ludzkimi (…) polega na kształtowaniu i stosowaniu zasobów ludzkich firmy, aby możliwe było osiągnięcie jej celów, przy uwzględnieniu interesów pracodawcy i pracobiorców”.

Za uwzględnieniem w definicji, także interesu pracowników, optuje T. Listwan. W celu oznaczenia funkcji polityki personalnej posiłkuje się głównie terminem zarządzania kadrami.  Tłumaczy on jej znaczenie jako: „…zbiór działań (decyzji) związanych z ludźmi, ukierunkowanych na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb (rozwój) pracowników”. Zakłada on w dłuższym okresie czasu możliwość zbieżności interesów i wspólnego kierunku działania wszystkich podmiotów (interesariuszy). Samą definicję traktuje jako obszar zarządzania oraz akcentuje jej „podmiotowe, holistyczne znaczenie”.

Podkreśla on partycypowanie w działaniach w przedsiębiorstwie: „na określonych warunkach, całą swą osobą – w wymiarze biologicznym (fizycznym), psychologicznym i społecznym”.Cytując dalej autora możemy się dowiedzieć, iż: „zarządzanie kadrami odnosi się do ludzi zarówno jako obiektu (przedmiotu) oddziaływania, jak i jako podmiotów sprawczych, kształtujących zespoły pracownicze pod względem liczebnym, cech jakościowych, ich zaangażowania i uzyskiwanych wyników. Ludzie (konkretni pracownicy) występują tu zatem w podwójnej roli: są z jednej strony najważniejszym, z drugiej strony zaś najbardziej zawodnym elementem, spośród wszystkich zasobów organizacji. Na tym polega zasadnicza właściwość, a zarazem złożoność omawianej funkcji”.

Jakie są cele zarządzania zasobami ludzkimi?

Celem głównym ZZL jest aktywny wpływ (dzięki zatrudnionym pracownikom) na uzyskiwanie przez przedsiębiorstwo przewagi konkurencyjnej, obniżenie poziomu niepewności organizacji, wypracowanie większej efektywności oraz możliwość odniesienia przez nią sukcesu na rynku. T. Listwan wyodrębnia następujące cele składowe:

• Cele sprawnościowe (społeczne) – obejmują one: uzyskanie określonej pozycji na rynku i w branży, zakładanej wielkości zysku w produkcji, zwiększenie wartości firmy. W przypadku pracowników cele te mogą dotyczyć: zwiększenia wydajności pracy, sprawności umysłowej lub zdobycia nowych umiejętności.
• Cele humanistyczne (społeczne) – dotyczą społecznej odpowiedzialności firmy wobec swych pracowników, społeczności lokalnej oraz środowiska przyrodniczego. Jest to: dbałość o podmiotowe traktowanie, doskonalenie i rozwój pracowników, tworzenie warunków bezpiecznej pracy, uczestnictwa w zarządzaniu; troska o higieniczną produkcję i gospodarkę odpadami.
• Cele organizacyjne i indywidualne – przejawiają się w wyżej wymienionych celach społecznych. Wynika to z tego, że zadaniem podmiotów odpowiedzialnych za funkcję personalną jest zmierzanie ku integracji celów indywidualnych i organizacyjnych. Dotyczą: pozyskania pracownika, jego motywacji, oczekiwań i zdolności do realizacji zadań zbiorowych.
• Cele pośrednie i końcowe – zabiegi, które dokonujemy w celu pozyskania kadry o pożądanej liczebności i określonych kwalifikacjach. Jej zintegrowanie oraz motywowanie (czyli cele pośrednie) należy zaplanować, biorąc pod uwagę określony wynik, czyli pożądaną efektywność, gotowość i zdolność do doskonalenia się oraz adaptację do określonych warunków (cel końcowy).

Podział ZZL:

T. Listwan podzielił też zbiór zadań zarządzania kadrami na trzy wymiary, które wzajemnie się wspomagają oraz są podstawowym wymogiem osiągania celów stojących przed zarządzaniem kadrami:

• ujęcie funkcjonalne– procesy, decyzje i rodzaje wykonywanych funkcji;
• ujęcie instytucjonalne – uwzględnia rodzaje instytucji (podmiotów) biorące udział w realizacji funkcji personalnej,
• ujęcie instrumentalne – bierze pod uwagę rodzaj narzędzi, za pomocą których podmioty funkcji mogą realizować/realizują zadania personalne.

Dobór systemu ZZL w organizacji:

Systemy ZZL powinny być dobierane w zależności od charakteru organizacji. Konfiguracja funkcji personalnej i dobór odpowiednich praktyk winny zależeć od konkretnego kontekstu organizacyjnego. Jest to tzw. teoria awaryjna (contingency theory), a więc stwierdzenie, iż nie istnieje jeden, uniwersalny sposób zarządzania, który sprawdzi się we wszystkich warunkach. Polityka zarządzania zasobami ludzkimi powinna uwzględniać unikatowość i specyfikę każdej organizacji, jej uwarunkowania zewnętrzne i wewnętrzne. Sformułowania celów, polityki, strategii, programów działalności, powinny uwzględniać warunki panujące w danej firmie.

Żadne z „…ustalonych reguł, zasad postępowania w organizacji nie mogą być efektywnie stosowane i wykorzystywane w każdej sytuacji”. Wraz ze zmianą uwarunkowań, potrzebne są odpowiednie modyfikacje, np. strategii. Treści, które prezentują podręczniki fachowe, stanowią jedynie „…uogólnienia, sugerujące pewne metody i dające wskazówki do działania, nie mogą być jednak traktowane jako zalecenia w sensie ustanawiania zasad, według których należy postępować. Podejście sytuacyjne zwraca uwagę na potrzebę dopasowania tego, czym organizacja jest i czym chciałaby się stać (dotyczy to jej strategii, kultury, celów, technologii, zatrudnionych ludzi i otoczenia zewnętrznego), oraz tego, czym się zajmuje (jak wygląda jej struktura oraz realizowane procesy, procedury i działania)”.

Nie istnieje gotowa recepta na funkcjonowanie ZZL dla wszystkich firm. System w konkretnej sytuacji musi uwzględniać wymagania danej organizacji, które są specyficzne. Zarządzanie zasobami ludzkimi będzie wyglądać inaczej w małej, rodzinnej firmie usługowej, a inaczej w dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym. W tworzeniu ZZL powinno uczestniczyć wielu ludzi. Najlepiej, by był to tzw. rdzeń kadrowy (ludzie o odpowiednio wysokich kompetencjach i autorytecie, powiązani z firmą, będący nośnikami kultury organizacji). Każde przedsiębiorstwo, które pragnie osiągać swoje cele strategiczne, powinno mieć mniej lub bardziej rozwinięty i właściwie dobrany system ZZL. Warto wspomnieć o tym, że w dużych organizacjach filozofia i strategia zarządzania zasobami ludzkimi nie musi być identyczna dla wszystkich ich obszarów. Wręcz przeciwnie, powinny być one zdywersyfikowane.

Funkcja zarządzania zasobami ludzkimi:

Warto poruszyć również temat funkcji zarządzania zasobami ludzkimi, które przedstawiają się następująco:

1. Planowanie zasobów ludzkich – odpowiada na pytania związane ze strategią firmy, czyli: 

• określenie wymagań stanowiska pracy,

• rekrutację kandydatów,

• selekcję kandydatów.

3. Ocena pracownicza – pojmowana jest, jako czynność kierowania oraz podstawa decyzji personalnych, mająca na celu doskonalenie pracy ludzi, rozwój personelu, doskonalenie działu firmy, jak i całej organizacji.

4. Szkolenie i rozwój – jest to proces uczenia pracowników umiejętności niezbędnych na ich obecnym i przyszłym stanowisku. Ma na celu podniesienie sprawności działania kadry, dzięki kształtowaniu wiedzy, umiejętności i postaw zatrudnionych.

5. Motywowanie – pobudzanie do działania, które służy spełnieniu określonych potrzeb pracownika oraz organizacji. 

6. Rozstawanie się z pracownikami.